Der Fachkräftemangel stellt Unternehmen vor immer größere Herausforderungen. Um hochqualifizierte Stellen zu besetzen und Projekte und Aufträge zu realisieren, greifen Unternehmen vermehrt auf externe Mitarbeiter und Dienstleistungen zurück.
Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. v. (BME) und Beeline, ein unabhängiger Marktführer für Softwarelösungen zur Beschaffung und Verwaltung externer Arbeitskräfte weltweit, haben im Rahmen einer gemeinsamen Befragung unter dem Titel „Beschaffung und Verwaltung von externen Personal- und Dienstleistungen“ den Status bei den teilnehmenden Unternehmen erhoben. Diese Befragung wurde nach 2020 im Sommer 2022 zum zweiten Mal durchgeführt. Einkäufer, Personaler sowie Leiter von Fachabteilungen aus fast 200 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Sektoren haben an der Befragung teilgenommen.
80% der Befragten greifen auf externe Mitarbeiter zurück
Ziel dieser Befragung war es herauszufinden, ob es Änderungen seit der letzten Befragung im Jahr 2020 gab, sowie Herausforderungen zu identifizieren und Handlungsempfehlungen für Unternehmen abzuleiten. Qualität und der Zugang zu Fachkräften, insbesondere in der IT, stehen im Fokus beim Einsatz von externen Mitarbeitern – dies haben 80 % der Teilnehmenden bei der Befragung angegeben.
Das mag mehrere Gründe haben: zum einen sind Fachkräfte generell schwierig zu finden, egal ob als Festangestellte oder externe Mitarbeiter. Wenn die Positionen für Festangestellte schwierig zu besetzen sind, verlagert sich die Nachfrage auf den Markt von Externen (Freelancern). Somit wird der Bedarf hier noch höher als zuvor. Die gegenwärtige Wirtschaftslage trägt auch dazu bei, dass jetzt nach flexibel einsetzbaren externen Kräften gesucht wird, um diese ggf. kurzfristig wieder abbauen zu können, was bei Festangestellten nicht so leicht möglich ist.
So erstaunt es nicht, dass fast die Hälfte der Befragten angeben, dass sich der Anteil der externen Kräfte in Zukunft weiter erhöhen wird. 2020 war das bei nur knapp einem Viertel der Umfrageteilnehmer der Fall.
Etwa ein Drittel der Befragten gab an, dass externe Arbeitskräfte noch dezentral je nach Abteilung beschafft werden. Somit fehlt bei diesen Unternehmen ein zentraler Zugang und Überblick über den Markt. D. h. sie haben evtl. keine Möglichkeit, Fachkräfte innerhalb des Unternehmens zielgerichtet, über Abteilungsgrenzen hinweg, einzusetzen und ggf. längerfristig an das Unternehmen zu binden. Hier wird die Chance vertan einen internen Überblick und einen Pool von Fachkräften aufzubauen, denen man bei Bedarf entsprechende Angebote unterbreiten könnte.
Zur erfolgreichen Stellenbesetzung ist Marktuntersuchung notwendig
„Um als Einkaufsmanager, Personaler oder Fachbereichsleiter im Ringen um die klügsten Köpfe und trotz wachsender Konkurrenz erfolgreich sein zu können, bedarf es zunächst einer aktuellen Marktuntersuchung. Deshalb begrüße ich es sehr, dass BME und Beeline im Rahmen einer gemeinsamen Befragung den Status quo beim Einkauf externer Personal- und Dienstleistungen erhoben, Herausforderungen identifiziert und Handlungsempfehlungen abgeleitet haben“, betont BME-Hauptgeschäftsführerin Dr. Helena Melnikov.
„Die globale Pandemie sowie wirtschaftliche und politische Veränderungen in den letzten Jahren haben ein immer größeres Missverhältnis zwischen dem Angebot und der Nachfrage nach Talenten geschaffen, kommentiert Ole Marx, VP Business Development DACH bei Beeline. „Um die Fachkräftelücke zu schließen und eine flexiblere und agilere Belegschaft zu schaffen, setzen Unternehmen vermehrt externe Mitarbeiter und Dienstleistungen ein. Gleichzeitig ist es wichtig, die richtige Technologie einzusetzen, um diese effizient zu beschaffen und zu verwalten. Mit der richtigen Technologie können Unternehmen eine Talentstrategie implementieren und Prozesseffizienz gewährleisten, aber vor allem die Beschaffung der richtigen Talente zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, zu den richtigen Kosten, ermöglichen.“
Etwa die Hälfte der befragten Unternehmen gab an, die Beschaffung externer Mitarbeiter noch nicht mit einem Vendor Management System (VMS) digitalisiert zu haben. Dabei können bessere und effizientere Prozesse helfen, Stellen schneller zu besetzen. Analytische Fähigkeiten von modernen Systemen können darüber hinaus dabei helfen, die Lieferantenqualität als auch die Kosten zu kontrollieren. Vollständige Transparenz beim Einsatz externer Personalleistungen ist außerdem wichtig, um die zum Teil komplexen Gesetze und Richtlinien beim Einsatz externer Mitarbeiter einzuhalten und dies auch verlässlich dokumentieren zu können.
