Automation klassischer Handelsprozesse im Stahlhandel

Der Strukturwandel in der Stahldistribution ist seit Jahren offensichtlich. Von den Stahlhändlern wird heute erwartet, dass sie als „flexible Drehscheibe“ zwischen der Stahlproduktion und der Verarbeitenden Industrie agieren. Die Automation klassischer Handelsprozesse in Kombination mit branchenspezifischen Funktionalitäten und flexiblen Geschäftsmodellen bieten hierfür umfangreiche Möglichkeiten der Differenzierung. Das geeignete Werkzeug zu der Umsetzung dieser Massnahmen ist prozessorientierte Business Software. Praxisbeispiele der Einführung von Greenax bei der Gelsenkirchener Rohrhandelsgesellschaft mbH (GERO) und zusätzliche Möglichkeiten der Umsetzung verdeutlichen den wirtschaftlichen Nutzen.
Prozessorientierte Business Software trägt entscheidend zu einer Neupositionierung von Unternehmen im Stahlhandel bei - so auch bei der zur Hoberg & Driesch Gruppe zählenden GERO. Neben umfangreicher Branchenfunktionalität überzeugen zeitgemässe Lösungen durch Eigenschaften wie Benutzerfreundlichkeit, Prozessorientierung, Flexibilität, Integration, Webfähigkeit, Releasefähigkeit und Skalierbarkeit. Diese sind das Ergebnis modernster Methoden der Software Entwicklung und gleichzeitig die Basis der Automation sowie flexiblen Geschäftsmodellen.
Prozessorientierte Automatisierung klassischer Handelsprozesse
Die Automatisierung verfolgt die Ablösung manueller Routinetätigkeiten durch automatische Prozessabläufe und somit die Steigerung betrieblicher Effizienz:
- Basisdaten von Kunden, Produkten, Lieferanten etc. werden zentral erfasst und automatisch in Prozessen von Einkauf, Vertrieb, Lager etc. übernommen. Der durchgängige Informationsfluss spart manuelle Bearbeitungszeit, erhöht die Datenqualität und verkürzt die Lieferzeiten.
- Der direkte Zugriff auf den aktuellen Lagerbestand aller Produkte ermöglicht zielsichere Aussagen zu Verfügbarkeit, Lieferfristen oder Produkteigenschaften.
- Eine zusätzliche Möglichkeit bietet die werksübergreifende Dispositionslogistik als Lösung des Zielkonflikts maximaler Lieferbereitschaft bei minimaler Kapitalbindung über Bereiche, Standorte und Firmen.
- Die automatische Tourenplanung stellt anhand der Kriterien Lieferdatum, Liefermenge, Postleitzahl und maximales Ladegewicht die optimalen Touren für Spediteure zusammen. Neben geringerem manuellem Aufwand ergeben sich niedrigere Kosten in der Logistik.
- Individuelle Reporte zu Umsatz, Aufträgen, Produkten, Kunden oder Lieferanten liefern auf Knopfdruck die Grundlagen für zielsichere unternehmerische Entscheidungen.
- Die automatische Übertragung von Geschäftsdaten gemäss „Intrastat“ und „Extrastat“ an das statistische Bundesamt erfüllt die gesetzlichen Anforderungen bei hoher Datenqualität.

Branchenspezifische Funktionalitäten
Praktische Helfer bei der Implementierung von Business Software sind diese Beispiele branchenspezifischer «Best Practice»:

Einzelteile und Restmengen
Stahlrohre werden oft in Bunden oder als Einzelteil in Handelslängen mit entsprechenden Toleranzen der Länge angeliefert. Durch Zuschnitt auf Kundenwunsch entstehen zusätzliche Einzellängen und Reste. Zentrales Anliegen von GERO ist die vollständige Erfassung unterschiedlicher Längen und Reste ansonsten identischer Rohre. Diese Abwicklung basiert auf der Erweiterung des Datenmodells für Produkte. Da Prozesse in Verkauf, Einkauf, Lager oder Produktion darauf zugreifen, können alle Mitarbeiter von GERO die Bestände jederzeit einsehen und erfassen. Die effiziente Behandlung der Reste senkt zudem die Verluste durch Zuschnitt. Bleiben bei einem Auftrag Reste übrig, werden die Kosten auf die entsprechenden Aufträge umgelegt.

Mehrstufiger Wareneingang
Eingehende Ware wird zunächst provisorisch auf ein Zwischenlager gebucht. Erst nach erfolgreicher Prüfung hinsichtlich definierter Angaben des Einkaufs wie Produkt, Menge, Termine oder Werkszeugnisse erfolgt die Buchung an das definitive Lager und Freigabe der Lieferantenrechnung. Dieses gestufte Vorgehen mit verschiedenen Benutzerrechten erhöht die Qualität.

Multimengen
Unterschiedliche Mengenangaben von Stahlrohren in Einkauf, Lager und Verkauf basieren grundsätzlich auf den Einheiten Stück, Länge oder Gewicht. Greenax rechnet die jeweils führenden Mengenangaben in allen Prozessen automatisch um und ersetzt so manuelle Vorgänge.

Preisfindung
Ein- und Verkaufspreise sind oft von zahlreichen Faktoren abhängig. Greenax berücksichtigt zum Beispiel Mengenrabatte/Gesamtpreise – einzeln oder assortiert – sowie Zuschläge für die Bearbeitung, wie Schneiden, Entgraten etc. und deren komplexe Wechselwirkungen über frei definierbare Regelwerke. Die automatische Preisfindung ersetzt die aufwendige manuelle Preisberechnung.

Rückverfolgbarkeit und Zeugnisverwaltung
Bei Reklamationen müssen Stahlhändler schnell Informationen zum Ursprung betroffener Produkte liefern. Durch die integrierte Zeugnisverwaltung in Greenax Stahl ist es möglich, Zeugnisse chargenbezogen per Drag & Drop zuzuordnen. Greenax liest Zeugnisse bereits bei der Anlieferung ein und ordnet sie der betreffenden Charge zu. Verlässt die Ware beim Verkauf das Lager, werden die verknüpften Zeugnisse automatisch mit Lieferschein oder Rechnung ausgedruckt – manuelle Eingaben entfallen. Fehlende Papiere oder Verwechselungen sind dadurch ausgeschlossen. Das Ergebnis: eine Reduzierung der Fehlerquote und eine Erhöhung der Effektivität.

Flexible Geschäftsmodelle
GERO differenziert sich durch lückenlosen Service und bietet beispielsweise für das gesamte Stahlrohrsortiment spezielle Anarbeitungen mit Zusatzabnahmen und entsprechenden Zertifikaten.

Ein weiteres Beispiel hoher Flexibilität sind telefonische Bestellungen. Der Verkauf über Telefon basiert auf den Standardvertriebsprozessen, ist in der Anwendung schlank und schnell. So erhalten Kunden während des Gesprächs umfangreiche Informationen zu Verfügbarkeit, Produkteigenschaften etc.. Die Basisdaten des Auftrages werden sofort angelegt und anschliessend als Normal-, Strecken- oder Kommissionsauftrag weitergeführt.

Greenax gestaltet diverse Vorgangsarten durch flexible Prozesse wie:
- Streckenauftrag: Direkte Lieferung bestellter Waren vom Hersteller an den Kunden.
- Kommission: Zukauf, Lieferung oder Zwischenlagerung anhand eines Kundenauftrages.
- Konsignation: Lagerung und Entnahme der Waren direkt im Kundenlager.

Greenax bildet solche Varianten der Standardprozesse durch logische Verknüpfung geschäftlicher Dienste wie Anfrage, Bestellung, Auftrag oder Lieferung ab. Die lose Kopplung dieser Dienste entspricht dem Paradigma der Service-Orientierten-Architektur (SOA) und eröffnet die Möglichkeit einfacher Veränderung von Prozessen ohne Programmieren. Vorteile dieser flexiblen Prozesse sind reduzierter Lagerbestand und operativer Aufwand.
Anforderungen an Business Software
Die vorgängig genannten Massnahmen basieren auf diesen Eigenschaften moderner Business Software.

Benutzerfreundlich
Geschäftsorientierte Navigation, freie Gestaltung der Benutzeroberflächen oder funktionale Vorkonfiguration sind das Ergebnis moderner Technologie wie Java Enterprise Edition (Java EE). Anhand der Spezifikation zur Abbildung branchenspezifischer Funktionalitäten, bildet Greenax Prozesse realitätsnah ab und ermöglicht eine intuitive Navigation.

Prozesse
Vorkonfigurierte Standardprozesse und deren spezifische Anpassung ohne umständliches Programmieren sichern effiziente Implementierung bei höchster Flexibilität.

Integration
Die Integration externer Daten, Prozesse und Systeme - unabhängig von Hardware, Betriebssystem oder Programmiersprache - ermöglichen automatische Prozesse über die Unternehmensgrenze hinweg. Schlüssel zum Erfolg ist die Internet Technologie, die heterogene Systeme über Web Services miteinander koppelt.

Webfähig
Die Technologie des Internets verändert die Geschäftswelt. Moderne Lösungen sind deshalb im Kern webfähig. Neben E-Commerce informieren sich mobile Außendienstmitarbeiter oder Kunden und Lieferanten über das Internet zu Produkten oder Lagerbeständen.

Releasefähig
Releasefähigkeit ist die kontinuierliche Erneuerung von Technologie und Funktionalitäten über Software Updates bei vollständigem Erhalt kundenspezifischer Einstellungen. Die Releasefähigkeit trägt so zu einem hohen Lebenszyklus und niedrigen operativen Kosten bei. Die Umsetzung gelingt ausschliesslich auf der Basis modernster Methoden wie Java EE und XML. Deshalb erfüllen bisher nur sehr wenige Software Hersteller dieses Kriterium.
Zufriedener Kunde
„Schnelle Reaktionszeiten und eine effektive Abwicklung der Prozesse sind im Stahlhandel unerlässlich. Geschwindigkeit und Flexibilität bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse erfordern mehr denn je die Bereitstellung einer prozessorientierten Software. Diese erlaubt es, über ein Baukastenprinzip neue Anforderungen an die Prozesse zeitnah und ohne aufwendige Entwicklungen umzusetzen.“
Markus Gasser, IT-Consult AG Mannheim, Gesamt IT-Verantwortlicher der Hoberg & Driesch Gruppe.